Le poste que nous vous proposons :

Vous intégrerez la Mairie de Sainte-Hélène, où vous tiendrez le poste de Collaborateur/Collaboratrice du Maire, le terme exact étant « Collaborateur de cabinet des autorités territoriales ». Ce poste est à pourvoir à temps complet, en contrat à durée déterminée : la mission étant de 24 mois. Vous travaillerez sous l’autorité hiérarchique du Maire et sous l’autorité fonctionnelle de la Directrice Générale des Services (DGS). Vous accompagnerez le Maire dans l’exercice de ses fonctions et participerez à la gestion de son agenda et à la mise en œuvre des politiques publiques de proximité décidées par le Maire.

À noter : Le poste n’est pas un poste d’encadrement, mais d’action au service du Maire, des élus et de la collectivité territoriale.

Vos missions et activités principales :

Secrétariat du Maire :

• Assurer la gestion de l’accueil physique et téléphonique du secrétariat du Maire ;
• Organiser l’activité quotidienne du Maire ;
• Assurer le classement, l’archivage et le tri de documents ;
• Préparer les dossiers du Maire, en relation avec la DGS.

Gestion de l’agenda du Maire :

• Suivre l’agenda du Maire sur l’ensemble de ses mandats en lien avec la DGS, les services de la Communauté de Communes Médullienne et du Parc Naturel Régional Médoc ;
• Organiser et planifier les réunions et rendez-vous ;
• Assurer la transmission régulière des plannings de réunions aux élus ;
• Organiser les réunions initiées et/ou en présence du Maire.

Gestion et réponses aux mails :

• Gestion journalière des courriers et mails entrants et sortants du Maire (réception, tri, diffusion) ;
• Classement et archivage du courrier ;
• Mettre en œuvre et suivre les demandes, dossiers et courriers signalés par le Maire en lien avec la DGS.

Organisation des permanences du Maire :

• Enregistrement des demandes de rendez-vous ;
• Proposition de traitement à faire valider par le Maire ;
• Envoi des invitations ;
• Demandes d’éléments d’information auprès des services afin de constituer le dossier de rendez-vous ;
• Traitement des dossiers et réponses en lien avec la DGS.

Proximité & démocratie participative :

• Suivi du Conseil Consultatif Citoyen, des réunions de quartiers, des rencontres avec les commerçants et tout autre temps de proximité impulsé par le Maire ;
• Organisation de la communication en lien avec le service communication.

Secrétariat des instances participatives :

• Invitations ;
• Ordre du jour ;
• Rédaction et diffusion de comptes-rendus.

Budget participatif :

• Conception, réalisation, mise en œuvre et suivi du Budget Participatif et du processus d’élaboration, de candidatures, de choix des Sainte-Hélènois, de la validation et de l’exécution.

Événementiel :

• Conception, organisation et suivi des événements suivants dans leur globalité : vœux du Maire ; inauguration de la foire de Sainte-Croix ; accueil des nouveaux arrivants ; cérémonies protocolaires ; cérémonie de remise des cartes d’électeurs aux jeunes.

Suivi du Groupe majoritaire :

• Suivi ; préparation ; rédaction et diffusion des comptes-rendus.

Participation au suivi des grands projets de la collectivité, en lien avec la DGS (Aménagement – Urbanisme – Equipements sportifs)

Profil recherché :

Doté(e) d’une expérience en collectivité territoriale, vous appréciez le travail en équipe et la collaboration avec les élus.

Vous êtes force de proposition et en quête constante de solutions ou d’idées neuves, ce qui fait de vous une personne très polyvalente. Pour vous décrire, on dit souvent de vous que vous êtes rigoureux, autonome, diplomate, avec un sens de l’écoute prédominant.

Sans oublier votre disponibilité : vous avez une forte disponibilité horaire et êtes en possession de votre permis B.

Savoir :

– Qualités rédactionnelles démontrées ;

– Connaissances des compétences et du fonctionnement des collectivités territoriales ;

– Maitrise de l’outil informatique.

Savoir-faire :

– Capacité de synthèse ;

– Capacité d’anticipation ;

– Capacité à travailler de manière transversale et à rendre compte ;

– Sens du travail en équipe ;

– Savoir être force de proposition.

Savoir-être :

– Discrétion, humilité, politesse ;

– Sincérité et loyauté ;

– Réactivité, rigueur, polyvalence, autonomie et capacité organisationnelle ;

– Sens de l’écoute et de la diplomatie.

La date limite de candidature : 27/03/24

Contact :

Delphine MORALES, Responsable des Ressources Humaines

rh@saintehelene.fr

05.57.88.55.04